Как выбрать конференц зал

Организаторам многолюдных мероприятий приходится решать множество проблем. Один из главных вопросов – как выбрать конференц зал, удобный и соответствующий уровню события.

Размер помещения, количество кресел должны соответствовать составу участников. Увы, бывает так, что точное число присутствующих нельзя знать заранее. В таком случае нужно оценить эту неизвестную величину приблизительно: десять-двадцать человек, или несколько десятков? Сто или двести, или несколько сотен? В соответствии с этим нужно выбрать зал, который сможет вместить всех желающих, но не будет слишком просторным. Не страшно, если не хватит нескольких мест и придется приносить дополнительные стулья: это вызывает у людей ощущение значимости события. Гораздо хуже, если присутствующие затеряются в слишком просторном помещении. Обилие незанятых мест вызывает в человеке ощущение неактуальности, неудачности состоявшегося мероприятия.

Не чем приедут участники? Если на личном транспорте, то нужно заранее побеспокоиться о парковке. Это сложный вопрос, если нужно разместить несколько десятков или сотен автомобилей в центре города, но по мере удаления от центра в пригород острота проблемы снимается.

Необходимо уделить внимание климатическим условиям и инфраструктуре. Летом следует интересоваться наличием кондиционеров и качеством вентиляции, зимой организаторов должно интересовать отопление в зале. Необходимо также помнить, что «театр начинается с вешалки», точнее с гардероба для верхней одежды.

Акустика и освещение – важные факторы. Чем больше пространство, тем выше требования к акустике, в звуковой аппаратуре. Хорошо, если все это уже есть в арендуемом здании, но предварительная проверка необходима.

Яркое освещение создает впечатление праздничности, торжественности. Но если предполагается демонстрация слайдов или видеофильмов, то слишком яркий свет может помешать. Этот вопрос можно решить различными способами, и в специально оборудованных офисах предусмотрены шторы на окнах, регулировка яркости электрического освещения. Неудачным вариантом является тусклое освещение. Оно не мешает демонстрации видеоматериалов, но угнетающе действует во время докладов и дискуссий.

Возраст присутствующих должен учитываться при организации встречи. Если будут дети, то для них создают возможность разрядить свою энергию, побегать и поиграть. Торжественная часть для детской аудитории должна быть короткой.

Сколько времени будет продолжаться мероприятие? Многодневный семинар, двухдневный тренинг, двухчасовая презентация требуют различного подхода к их проведению. Многолюдные и продолжительные собрания требуют не только организации буфета и доставки питьевой воды, но и присутствия врача. Следует отметить театральную традицию: чтобы обеспечить присутствие врача, медицинскому учреждению посылаются бесплатные билеты.

Информация предоставлена сайтом http://www.aquatori.ru